Administratief & Personal Assistant
Administratief assistente binnen het departement Publiek recht (8 advocaten)
- Dagdagelijkse opvolging van de kantoorwerking met een van de vennoten;
- Beheer inkomende post, verdeling aan medewerkers en klassement;
- Centraal aanspreekpunt;
- Agendabeheer;
- Beheer van correspondentie;
- Administratief beheer van dossiers en stukken (klassement, kopies e.d.);
- Voorbereiding en opmaak facturatie, in overleg met de vennoten;
- Opvolging facturen en derdenrekening;
- Beperkt typwerk;
- Diverse administratieve taken : openen dossiers, archivering dossiers, beheer inschrijvingen seminaries, bestellingen boeken
Tevens zal u optreden als executive/personal assistant van een van de vennoten, waarbij u hoofdzakelijk verantwoordelijk zal zijn voor:
- Agendabeheer, afspraken en vergaderingen vastleggen;
- Opvolging financiële rekeningen, agendering betalingen/kredieten, betalingen verrichten, beheer rekening uittreksels;
- Contactpersoon met de externe boekhouder (inlichtingen en documenten meedelen, incl. facturen voor de BTW aangifte, facturatie opvolgen, afsluiting boekjaar opvolgen);
- Opstellen van briefwisseling;
- Bijhouden persoonlijke dossiers;
- Verzorgen van travel arrangements (trein, vliegtuig, hotel);
- Diverse administratieve taken, incl. t.o.v. Orde van Advocaten, opvolgen uitnodigingen e.d.
De vereiste kwalificaties voor de functie :
- Je bezit een Bachelordiploma aangevuld met relevante ervaring als administratief assistente en executive assistant
- Zeer goede kennis van het Nederlands, en goede kennis van het Frans en het Engels
- Je werkt vlot met de courante PC-toepassingen (incl. Excel) en leert snel bedrijfseigen software aan
- Je hebt sterke organisatorische skills en bent administratief onderlegd
- Je hebt maturiteit en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Je bent assertief en pro-actief
- Je bent stressbestendig en kan zelfstandig werken
- Je bent flexibel, proactief en u heeft een flinke dosis teamspirit.